Контакт

Автоматизация бизнес-процессов

Цепочки задач между вашими сервисами без ручного переноса: заявки, документы, отчёты и прайсы ходят сами, а человек утверждает только важное.

03 05 service 3 of 5 in Автоматизация и ИИ

Что входит

  • Агентные сценарии, которые планируют задачу и доводят её до конца, а не просто перекладывают данные
  • Входящие заявки сортируются, обогащаются и распределяются автоматически
  • Документы разбираются в структурированные данные — счета, договоры, спецификации
  • Отчёты и оповещения по расписанию
  • Системы соединяются через API и MCP
  • Согласование человеком остаётся на тех шагах, где оно действительно нужно

Кому подходит

  • Компании, где человек перепечатывает одни и те же данные между двумя системами
  • Команды, чья отчётность — ручной ритуал в Excel каждый понедельник
  • Бизнесы, расширяющие штат только чтобы успевать за бумагами

Коротко

Автоматизация процессов связывает ваши сервисы в цепочки, которые работают сами: заявка проверяется, дополняется данными и уходит нужному менеджеру, счёт поставщика превращается в данные и сверяется с заказом, отчёты приходят по расписанию, прайсы загружаются без ручной правки. Где обычной цепочки мало, агентный сценарий сам планирует задачу и доводит её до конца, а важные шаги утверждает человек. Каждая операция пишется в журнал, сбои повторяются и приходят оповещением, а доступ идёт через служебные учётные записи с минимальными правами. Цена считается по часам и фиксируется до старта.

Признаки, что процесс пора автоматизировать

Если узнаёте хотя бы два пункта, команда расплачивается часами за работу, которую может делать машина.

  1. 01

    Одни данные вводятся дважды

    Заказ с сайта перепечатывают в CRM, а потом ещё и в 1С.

  2. 02

    Ритуал по понедельникам

    Отчёт каждую неделю собирают руками из нескольких таблиц.

  3. 03

    Заявки теряются

    Между почтой, мессенджерами и сайтом часть обращений остаётся без ответа.

  4. 04

    Ошибки от копирования

    Лишняя цифра в цене или сумме стоит денег и репутации.

  5. 05

    Штат растёт ради бумаг

    Новых людей нанимают не для роста, а чтобы успевать за документами.

  6. 06

    Всё держится на одном человеке

    Процесс живёт в голове одного сотрудника и останавливается, когда он в отпуске.

Какие процессы мы автоматизируем

Большая часть рутины укладывается в несколько семейств, и для каждого есть проверенные решения.

  1. 01

    Входящие заявки

    Заявки с сайта, из почты и мессенджеров проверяются на спам и дубли, дополняются данными и уходят нужному человеку.

    сортировкараспределениеCRM

  2. 02

    Документы

    Счета, договоры и спецификации разбираются в данные, а счета, договоры и коммерческие предложения собираются по шаблонам.

    разборгенерацияPDF

  3. 03

    Отчёты и оповещения

    Цифры из CRM, 1С, рекламы и таблиц собираются по расписанию и приходят в Telegram или на почту.

    по расписаниюTelegramпочта

  4. 04

    Каталог и прайсы

    Прайсы поставщиков и каталоги производителей загружаются и синхронизируются без ручной правки.

    ExcelCSVфиды поставщиков

  5. 05

    Расчёты по вашим правилам

    Наценки, курсы валют, свои прайсы для групп клиентов — логика, которая есть только у вас.

    наценкикурсыпрайсы

  6. 06

    Публикации

    Один материал уходит сразу в несколько каналов — сайт, соцсети, мессенджеры.

    несколько каналовпо расписанию

Как это выглядит: два примера

Раньше каждый шаг — это минута человека. Теперь человек появляется только там, где нужно решение.

Заявка с сайта

  • Отправлена форма — спам и дубли отсеиваются
  • В CRM появляется карточка с источником и рекламной кампанией
  • Ответственный менеджер выбирается по правилам
  • Клиенту уходит письмо, менеджеру — сообщение в Telegram
  • Нет ответа за час — напоминание руководителю

Счёт от поставщика

  • Счёт приходит на почту в PDF или сканом
  • Модель достаёт реквизиты, позиции и суммы
  • Данные сверяются с заказом
  • Расхождения уходят человеку на решение
  • Всё сошлось — счёт уходит в 1С

Агентные сценарии: когда цепочки мало

Обычная цепочка каждый раз идёт по одним и тем же шагам. Агент сам решает, какие шаги нужны, — в рамках, которые вы задали.

  1. 01

    Планирует задачу

    Разбивает запрос на шаги: что найти, что проверить, что подготовить.

  2. 02

    Работает инструментами

    Читает и записывает данные в ваших системах через API и MCP, а не угадывает.

  3. 03

    Проверяет себя

    Сверяет результат с исходными данными, прежде чем идти дальше.

  4. 04

    В пределах прав

    Видит и меняет только то, что разрешено; доступ можно отозвать в любой момент.

  5. 05

    Спрашивает на важном

    Оплаты, отправка клиенту, удаление данных — только после согласования человеком.

  6. 06

    Каждый шаг в журнале

    Видно, что агент сделал, почему и сколько это стоило.

Чтобы автоматизация не ломалась молча

Худшая автоматизация — та, что остановилась неделю назад, а никто не заметил. Поэтому надёжность закладывается с самого начала.

  1. 01

    Журнал обменов

    Видно, что ушло, куда и что ответила другая сторона.

  2. 02

    Повтор с нарастающей задержкой

    Если чужой сервис лёг, шаг повторяется позже, а не теряется.

  3. 03

    Защита от повторов

    Повторное уведомление не создаёт второй заказ и не засчитывает оплату дважды.

  4. 04

    Оповещения о сбоях

    Если что-то не чинится само, человек узнаёт об этом сразу.

  5. 05

    Тяжёлое — в фоне

    Большие выгрузки и рассылки идут в фоне и не тормозят сайт.

  6. 06

    Служебные учётные записи

    Интеграции работают под своими учётными записями с минимальными правами, а не под логином сотрудника.

Что понадобится от вас

Автоматизация начинается с понимания, как работа идёт на самом деле, а не как она описана в регламенте.

  1. 01

    Процесс как есть

    Кто что делает, в каком порядке и где бывают исключения.

  2. 02

    Настоящие примеры

    Заявки, документы, отчёты — по ним проверяется автоматизация.

  3. 03

    Доступы к системам

    CRM, 1С, почта, таблицы и сервисы, которые участвуют в процессе.

  4. 04

    Кто что утверждает

    На каких шагах нужно решение человека и чьё.

  5. 05

    Цифры «до»

    Сколько часов и ошибок процесс стоит сейчас — так измеряется результат.

  6. 06

    Владелец процесса

    Один человек, который знает процесс и принимает по нему решения.

Частые ошибки автоматизации процессов

  1. Цепочка без журнала

    Когда что-то ломается, никто не может сказать, где и с какого момента.

  2. Нет плана на чужой сбой

    Чужие сервисы падают и меняют API. Без повторов и оповещений данные просто теряются.

  3. Автоматизировать каждое исключение

    Автоматизировать основной поток, а редкие странные случаи отдавать человеку — дешевле и надёжнее.

  4. Интеграция под логином сотрудника

    Сотрудник уволился или сменил пароль — и автоматизация встала.

  5. Таблица вместо базы

    Общая таблица, которую руками правят десять человек, — хрупкий фундамент для автоматизации.

  6. У процесса нет хозяина

    Без одного ответственного правила расползаются, и автоматизация перестаёт совпадать с реальностью.

Вопросы об автоматизации процессов

Сколько стоит автоматизация бизнес-процессов?

Цена считается по часам: зависит от числа шагов и систем и от того, где нужен ИИ. Сумма фиксируется до старта, оценка — бесплатно.

Сколько времени занимает?

Ориентир — от одной до четырёх недель на одну интеграцию. Процесс с несколькими системами делится на этапы, и каждый сдаётся отдельно.

Что если у системы нет API?

Тогда работаем с тем, что у неё есть: выгрузки и загрузки файлов, почта, общая папка. Это менее изящно, но работает — и так же пишется в журнал.

Нужен ли ИИ в каждом процессе?

Нет. Где правила известны, обычный код быстрее, дешевле и предсказуемее. Модель добавляется там, где есть свободный текст: письма, документы, вопросы.

Будет ли это работать с нашей CRM и 1С?

Да, через их API или выгрузки. Обмен идёт в обе стороны, а для каждого поля заранее решено, какая система для него главная.

Сможем ли мы сами менять правила?

Простые настройки — кому уходят заявки, пороги, получатели отчётов — выносятся в админку. Изменения самой логики делаются в коде.

Что будет, если какой-то сервис упадёт?

Шаг повторяется с нарастающей задержкой, ничего не теряется, а если проблема затянулась, человеку приходит оповещение.

Как защищены доступы и ключи?

Интеграции работают под служебными учётными записями с минимальными правами, а ключи хранятся в переменных окружения — их нет ни в коде, ни в репозитории.

Можно начать с одного процесса?

Так и лучше всего: взять тот, что стоит больше всего часов, измерить результат и только потом идти дальше.

Почему не Zapier или Make?

Они хороши, чтобы проверить идею и простые связки. Когда процесс — часть работы бизнеса, свой код даёт логику без ограничений, отсутствие подписки, растущей с числом операций, и данные, которые остаются в ваших системах.

Форма

Обсудить
автоматизацию

Опишите процесс, который съедает больше всего часов, и системы, которые в нём участвуют, — предложим, с чего начать, и оценим работу. Консультация бесплатная.

Или пишите на [email protected]